دليل إجراءات عمل المجالس البلدية - أولاً - تجهيزات المجلس :

يتطلب ممارسة المجلس للمهام المسندة إليه تجهيزات مادية و قوى بشرية مساندة تتمثل في ما يلي :

· التجهيزات المادية :

- تحديد قاعة اجتماعات مناسبة في مبنى البلدية أو أحد المباني التابعة للبلدية .

- تجهيز قاعة الاجتماعات بالمتطلبات المكتبية .

- تحديد غرفة لأمين المجلس والسكرتارية مجهزة بالمكاتب و اللوازم المكتبية و تحديد مكان مناسب لحفظ المعاملات و المستندات والملفات .

- جهاز حاسب آلي أو أكثر حسب الحاجة و حجم العمل .

- خط هاتف و جهاز فاكس .

- ختم خاص بالمجلس .



· القوى البشرية :

يتم تكليف من يرى رئيس البلدية مناسبتهم من موظفي البلدية لأداء أعمال الوظائف المساندة للمجلس لحين توفر الوظائف اللازمة و يؤخذ في الاعتبار عند التكليف ، حجم العمل ، فئة البلدية ، عدد أعضاء المجلس ، و قد يكلف موظف واحد للقيام بمهام أكثر من وظيفة من الوظائف التالية :


- أمين مجلس .

- باحث معلومات .

- سكرتير ( للاتصالات الإدارية ) .

- ناسخ آلة ( مسجل معلومات ) .

- مراسل .

دليل إجراءات عمل المجالس البلدية - ثانياً - سير العمل في المجلس :


1- عقد أول اجتماع للمجلس و اختيار رئيس المجلس و نائبه :

يدعو رئيس البلدية بموجب دعوة رسمية أعضاء المجلس البلدي لعقد اجتماعه الأول في المقر المخصص له ، خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ صدور القرار الوزاري بتسمية أعضائه و يتولى رئاسة الاجتماع و إدارة الجلسة دون أن يكون صوته مرجحاً في حالة تساوي الأصوات و يتم في هذه الجلسة اختيار رئيس المجلس و من ثم اختيار نائبه لمدة سنتين قابلة للتجديد ، و ذلك بالاقتراع العلني أو الاقتراع السري .


أ‌- طريقة الاقتراع العلني :

و هي الطريقة التي يتم اختيار الرئيس ثم نائبه عن طريق التصويت العلني بحيث يتم طرح اسم ( أو أسماء ) من يرغب بالترشح لمنصب الرئيس و يتم التصويت ، ثم يتم عد الأصوات التي حصل عليها كل مرشح ، و الحاصل على أعلى الأصوات يثبت اسمه رئيساً للمجلس و يستخدم لذلك النموذج رقم ( 5 ) ، و من ثم يطرح اسم ( أو أسماء ) من يرغب بالترشح لمنصب نائب الرئيس و يتم التصويت ، ثم يتم عد الأصوات و الحاصل على أعلى الأصوات يثبت اسمه نائباً للرئيس و يستخدم لذلك النموذج رقم ( 6 ) .



ب‌- طريقة الاقتراع السري :

· تجهيز ورقة الاقتراع بحيث تحتوي على أسماء أعضاء المجلس الذين يرشحون أنفسهم لرئاسة المجلس مرتبة الأسماء بالترتيب الهجائي .

· توزيع ورقة الاقتراع على الأعضاء ( نموذج رقم 3 ) بعد تعبئتها بأسماء المرشحين لرئاسة المجلس .

· يقوم الأعضاء باختيار الرئيس بطريقة الاقتراع السري بوضع إشارة ( ) أمام اسم من يختاره ، و عدم كتابة أي شيء يشير إلى شخصية المقترع .

· يقوم كل عضو بوضع ورقة الاقتراع في صندوق يخصص لذلك و مفتوح من الأعلى .

· بعد إدلاء جميع أعضاء المجلس الحاضرين يقوم أكبر أعضاء المجلس سناً بمساعدة أحد الأعضاء بفرز نماذج الاقتراع و قراءة الأسماء التي تم اختيارها ، و تعرض ورقة الاقتراع على الأعضاء لمعاينتها .

· إذا تساوت الأصوات بين المرشحين في نتيجة اختيار رئيس المجلس أو نائبه يرفع المحضر الخاص بذلك للوزير و يعد قراره مرجحاً .

· يتم قراءة اسم المرشح الحائز على أعلى الأصوات و إعلانه فائزاً برئاسة المجلس البلدي .

· يحرر محضر بنتيجة الاقتراع ( نموذج رقم 5 ) و يوقعه أعضاء المجلس و تعتبر النتيجة نهائية .

· يتم اختيار نائب الرئيس بنفس الآلية ( النماذج رقم 3 و 6 ) .

· يرفع صورة من المحضر إلى وزير الشئون البلدية و القروية .


2- عقد جلسات المجلس :

أ‌- الجلسات العادية :

يعقد المجلس جلساته العادية في المقر المخصص له بدعوة من رئيسه أو نائبه - في حالة غيابه - مرة واحدة على الأقل في الشهر وفق الإرشادات التالية :

· يتلقى رئيس المجلس من الأعضاء طلبات عرض موضوع على المجلس وفق النموذج رقم ( 13 ) و مقيد لدى أمانة المجلس .

· يتلقى رئيس المجلس طلبات عرض موضوع مقدم من خارج المجلس وفق النموذج رقم ( 12 ) و مقيد لدى أمانة المجلس .

· تعد أمانة المجلس جدول الأعمال الخاص بالجلسة .

· يقوم أمين المجلس بإبلاغ أعضاء المجلس بموعد اجتماع المجلس وفق النموذج رقم ( 10 ) كما يقوم بدعوتهم لحضور الاجتماع العادي مرفقاً بها جدول أعمال الاجتماع ( نموذج رقم 7 ) .

· تقوم أمانة المجلس البلدي بإستيفاء المعلومات و البيانات المتعلقة بكل موضوع من المواضيع التي يتضمنها جدول الأعمال و ذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة في البلدية ( على أن يكون ذلك بعد موافقة رئيس البلدية ) .

· يزود أمين المجلس البلدي كل عضو بملف متكامل يحتوي على المعومات و البيانات المتعلقة بالمواضيع التي ستناقش في الاجتماع .



ب- الاجتماعات الطارئه :

· للرئيس أو نائبه - في حالة غيابه - دعوة المجلس لاجتماع طارئ كلما رأى ضرورة لذلك ( نموذج رقم 15 ) .

· على الرئيس أو نائبه - في حالة غيابه - دعوة المجلس لجلسة طارئه إذا طلب منه أكثر أعضاء المجلس ( نموذج رقم 14 ) .

· تقتصر الدعوة للجلسة الطارئه على بحث المواضيع التي عقدت من أجلها .



ج- إدارة الجلسات و التصويت :

· يحدد الرئيس أو نائبه - في حالة غيابه - ترتيب أولوية مناقشة المواضيع المدرجة على جدول الأعمال و تحديد المدة الزمنية اللازمة لمناقشة كل موضوع ، و المدة الزمنية لمداخلة كل عضو و له أن يوقف النقاش في أي موضوع بعد إعطائه الوقت الكافي أو المحدد له و حسمه بطرحه للتصويت أو تأجيله إلى اجتماع آخر إذا رأى ضرورة ذلك .

· على ضوء المجلس أن يلتزم بالنقاش في حدود المدة المحددة له من الرئيس و أن تكون مناقشته في صلب الموضوع المطروح للنقاش .

· التصويت في الاجتماع علني إلا فيما تضمنته المادة ( الرابعة عشر ) من اللائحة التنفيذية لعمل المجالس البلدية .

· تخضع الجلسات للسرية التامة .

· رئيس المجلس هو المختص بالتصريح لوسائل الإعلام عن قرارات المجلس .

· يسمح لوسائل الإعلام تصوير بدء جلسات المجلس فقط و عليهم مغادرة القاعة قبل بدء الجلسة .

· يتولى أمين المجلس كتابة ما يتم مناقشته و إعداد المحاضر و إقرارها خلال الاجتماع أو بعده .

· تعد المحاضر وفقاً للنموذج رقم ( 1 ) .

· لعضو المجلس الحق في إبداء تحفظاته و توثيقها ضمن محضر الجلسة .

· يتخذ المجلس قراراته بأكثرية أصوات أعضائه الحاضرين و في حالة التساوي يكون صوت الرئيس أو نائبه - في حالة غيابه - مرجحاً .

· تسجيل محاضر اجتماعات و قرارات المجلس و متابعتها من قبل ( أمانة المجلس ) وفقاً للآتي :

- تقيد محاضر الاجتماعات بحسب أرقامها و تواريخها في سجل الحاضر ( نموذج رقم 17 ) .

- تقيد قرارات المجلس البلدي بحسب تسلسل صدورها و تواريخها في سجل القرارات ( نموذج رقم 18 ) .

· يقوم أمين المجلس بإعداد المكاتبات و المراسلات المتعلقة بإبلاغ ما يصدر من المجلس وفقاً لما يوجه به الرئيس إلى الجهة ذات العلاقة .

· ترسل صورة من جميع قرارات المجلس إلى الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية في الوزارة لتتولى دراستها و استكمال الإجراءات اللازمة حيالها .



د- تشكيل اللجان داخل المجلس :

للمجلس أن يشكل من بين أعضائه لجان مؤقتة ، و له الطلب من رئيس البلدية مشاركة أي من المختصين بالبلدية في أعمال تلك اللجان لبحث موضوع معين ضمن اختصاصاته و يحدد المجلس بداية أعمال كل لجنة و نهايتها ، و يدون بمحضر اجتماعاتها حيثيات الموضوع و الآراء و التوصيات و ترفع تلك اللجان تقريراً بنتائج أعمال المجلس لاتخاذ ما يراه بشأنها .



ضوابط عمل اللجان :

· تحديد الموضوع المراد بحثه من قبل هذه اللجنة و المطلوب منها حياله .

· تحديد أعضاء تلك اللجنة من أعضاء المجلس بحسب الاختصاص .

· تحديد المدة الزمنية لإنهاء الموضوع ( بدايته و نهايته ) حسب طبيعة الموضوع و أهميته .

· تقدم اللجنة تقريراً بنتائج أعمالها إلى المجلس بعد انتهاء المدة المحددة لها و يعرض في أول اجتماع للمجلس .



هـ- رقابة المجلس على أداء البلدية :

عند رغبة المجلس البلدي أو أحد أعضائه التأكد من أداء البلدية لنشاط أو موضوع معين فيتم من خلال المجلس و بصفة رسمية ، و تكون آلية رقابة المجلس على أداء البلدية من خلال الآتي :

- التقارير الدورية التي ترفع من البلدية عن أدائها للمهام التي تدخل في نطاق اختصاص المجلس .

- التقارير التي يطلبها المجلس عن مواضيع معينة تتعلق بأداء البلدية مع مراعاة السلطات التنفيذية للبلدية .

و يتم طلب و رفع التقارير بين المجلس و البلدية بالشكل الرسمي و تسجل في وارد و صادر المجلس و البلدية .



و- حضور جلسات المجلس :

للمجلس أن يدعو لحضور جلساته أي شخص يرى فائدة في حضوره دون أن يكون له حق التصويت على أن توجه له الدعوة قبل موعد الاجتماع بثلاثة أيام على الأقل و يوضع في الدعوة الموضوع المراد بحثه .



ز- الشئون الإدارية :

الوزير هو المرجع الإداري للمجلس وتوجه الخطابات المتعلقة بالقرارات و ما زاد عن صلاحيات رئيس المجلس إلى الوزير مباشرة .

يكون للمجلس شئون إدارية خاصة به ( وارد - صادر - حفظ - متابعة المعاملات ) و هذه بعض أسماء الملفات المقترح تجهيزها :

· ملف لكل عضو من أعضاء المجلس ( يحفظ به كل ما يتعلق بعضو المجلس ) .

· ملف محاضر جلسات المجلس ( دعوات - محاضر ... الخ ) .

· ملف قرارات المجلس .

· ملف الشئون المالية .

· ملف شئون الموظفين .

· ملف الأنظمة و التعاميم و التعليمات .

· ملف الاقتراحات و الشكاوى .



الاستفسارات و طلب الرأي و صور القرارات توجه للإدارة العامة لشئون المجالس البلدية .



ح- الشئون المالية :

يكون صرف مستحقات الرئيس و أعضاء المجلس و العاملين به و نفقات المجلس من مخصصاته بميزانية البلدية وفق الأنظمة و التعليمات و الإجراءات التي تنظم عملية الصرف .

دليل إجراءات عمل المجالس البلدية - ثالثاً - وصف وظائف المجلس :



مهام أمين المجلس :

· تلقي المعلومات و الاقتراحات من المواطنين و عرضها على رئيس المجلس .

· صياغة المحاضر و القرارات التي يتم التوصل إليها و عرضها على المجلس .

· إعداد جداول أعمال جلسات المجلس .

· التنسيق بين المجلس و الجهات الحكومية .

· الإشراف على الأعمال الإدارية لأمانة المجلس .

· إجراء الاتصالات مع أعضاء المجلس و تبليغهم بمواعيد الاجتماعات .

· كتابة وقائع الاجتماعات و التصويت على القرارات .

· إعداد الخطابات التي يطلب المجلس إرسالها للجهات ذات العلاقة .

· أداء ما يسند إليه من أعمال أخرى تدخل في نطاق عمله .



سكريتر :

· استقبال جميع المراسلات و الخطابات الواردة لرئيس المجلس و الأعضاء و عرضها عليهم .

· القيام بعمليات الوارد و الصادر و متابعة المعاملات .

· استقبال المكالمات الهاتفية الواردة لرئيس و أعضاء المجلس و كتابة الرسائل الهاتفية و عرضها عليهم .

· ترتيب و تنظيم و حفظ المعاملات .

· أداء ما يسند إليه من أعمال أخرى تدخل في نطاق عمله .



باحث معلومات :

· جمع وتبويب المعلومات الخاصة بالمجلس .

· تهيئة و توفير المعلومات التي يتطلبها عمل المجلس من مصادرها المختلفة .

· تحليل المعلومات و البيانات التي تتطلبها أعمال المجلس .

· متابعة و تحديث قاعدة المعلومات الحاسوبية للبيانات و المعلومات .

· تحضير الوثائق و البيانات و المعلومات و الإحصائيات التي تتطلبها أعمال المجلس .

· أداء ما يسند إليه من أعمال تدخل في نطاق عمله .



مسجل معلومات :

· تسجيل المعلومات و البيانات بالحاسب الآلي .

· تحديث البيانات و المعومات بالحاسب الآلي .

· استخراج التقارير الدورية المطلوبة .

· القيام باستخراج البيانات و المعلومات الإحصائية المطلوبة .

· أداء ما يسند إليه من أعمال أخرى تدخل في نطاق عمله .



مراسل :

· نقل ما يطلب منه من طرود و مكاتبات و أوراق و أدوات بين المكاتب داخل المقر .

· القيام بتسليم المراسلات إلى الجهات الأخرى .

· إحضار البريد الوارد و تسليم الرسائل و أخذ الإيصالات اللازمة و تسليمها لأمانة المجلس .

· أداء ما يسند إليه من أعمال أخرى تدخل في نطاق عمله .